Pensar em gestão de tempo envolve principalmente trabalhar a autogestão e a autoeficácia, por isso inicialmente deve ser entendida a diferença entre eficiência e eficácia, enquanto a eficiência pensa em minimizar a utilização de recursos, a eficácia maximiza os objetivos alcançados, ou seja, podemos ser eficientes em processos que não agregam valor ao alvo final, assim não sendo eficazes quanto ao objetivo traçado.
“Não há nada tão inútil quanto fazer de forma eficiente o que não deve ser feito.”
Peter Drucker
Mas como podemos ser mais eficazes no ambiente de trabalho?
- Defina a importância das suas tarefas, dentre os muitos afazeres da semana ou do dia, qual é o mais importante? Pensar de forma estratégica aqui é o mais aconselhado, pois não devem ser todas as tarefas de extrema importância
- Defina a urgência das suas tarefas, organizar os prazos de entrega e suas prioridades é um passo vital para ter uma maior gestão de tempo, ser eficaz é saber realizar tarefas não urgentes em seu devido tempo.
- Organize sua agenda, transforme a prioridade de urgência das tarefas em horários durante a semana, não somente para reuniões, mas também tempos para se concentrar, produzir e realizar tarefas.
- Delegue atividades, para gestores, pode ser uma dificuldade descentralizar as tarefas e distribuí-las ao time, porém, quanto mais você delegar, mais tempo lhe sobrará para se concentrar no que realmente importa, sempre com bom senso e sem sobrecarregar um ou todos os integrantes da equipe!
Ilustrando melhor a definição de urgência e importância, temos a Matriz de Eisenhower, que pode elencar a prioridade das tarefas a serem realizadas:
Com isso, o ambiente de trabalho deve ser mais leve e eficaz, gerindo as tarefas importantes de maneira cada vez mais eficiente!
