Todo mundo já está bastante familiarizado com o sucesso astronômico do Google desde que eles começaram em 1998, mas poucas pessoas sabem como que a empresa conseguiu crescer tão rápido (e sem atropelos) para chegar a todo esse sucesso. O segredo para esse crescimento exponencial é uma técnica de gerenciamento de projetos chamada OKR, uma sigla para “Objective and Key Results”.

As técnicas de OKR são usadas por toda a organização para medir o progresso dos times envolvidos, atingir objetivos ambiciosos e gerar alinhamento para não criar esforços duplicados. Com isso, o Google viu uma poderosa arma para continuar a se desenvolver e crescer continuamente. Depois do Google, diversas outras empresas do Vale do Silício como LinkedIn, Twitter e Uber adotaram o OKR como sua principal metodologia de gerenciamento, ajudando na priorização e alinhamento de seus esforços para os desafios mais importantes da empresa.

O OKR não surgiu no Google.

O OKR surgiu a partir do conceito criado por Peter Drucker sobre gerenciamento por objetivos, mas a metodologia em si foi criada apenas em 1998, pelo ex-CEO da Intel, Andy Groove. Ele descreveu em seu livro “High Output Management” todo o sistema de gerenciamento que ele tinha começado a implementar na Intel para ajudar os funcionários a se concentrarem em um conjunto de prioridades e como fazer uma transição bem-sucedida.

John Doerr, um dos primeiros investidores do Google e atual membro do Conselho de Administração, aprendeu sobre os OKRs com Andy Grove na Intel. Algumas décadas depois, no início de 2000, Doerr apresentou OKRs à liderança do Google, que viu o valor da metodologia e começou a testá-la nos meses seguintes. Até hoje, o Google define OKRs anuais e trimestrais e realiza reuniões a  cada três meses em toda a empresa para compartilhar e avaliar os resultados que estão sendo alcançados.

Basicamente, na metodologia OKRs precisamos responder duas perguntas:

• Aonde eu quero ir? (Essa resposta nos dá os Objetivos).
• Como vou me orientar para saber se estou chegando lá? (Esta resposta nos dá os famosos milestones, ou seja, os resultados-chaves).

Como escolher os meus objetivos?

Os objetivos são descrições qualitativas do que se deseja alcançar, devendo sempre motivar e desafiar a equipe ao mesmo tempo. Também é importante ressaltar que o resultado de um OKR não afetará avaliações de performance, compensação ou o próprio emprego.

Você pode começar com um reunião de ideias (brainstorm) onde o time irá estabelecer os objetivos que terão maior impacto no próximo trimestre. Bons objetivos são  geralmente uma combinação de sugestões da liderança (top-down) e dos times operacionais (bottoms-up), permitindo que indivíduos de toda a organização expressem o que acreditam que vale a pena e como podem aplicar melhor seus esforços.

Dicas para definir objetivos:

• Escolha apenas de três a cinco objetivos – mais do que isso pode gerar uma difusão de esforços.
• Evite expressões que não pressionem por novas conquistas, por exemplo, “continue contratando”, “mantenha a posição de mercado”, “continue fazendo o X”.
• Use expressões que transmitam definições bem claras, como “escalar a montanha”, “comer 5 tortas”.
• Use termos tangíveis, objetivos e inequívocos. Deveria ser óbvio para um observador se um objetivo foi ou não alcançado.

E os meus resultados-chaves?

Uma vez feitos os objetivos, é o momento de escolher os resultados-chaves. Evite tornar o seu KRs (key-results) em uma lista de tarefas. A ideia é que os KRs reflitam o resultado de um conjunto de ações relacionadas às prioridades do negócio. 

Como os seus objetivos são geralmente qualitativos, os seus resultados-chaves (KRs) devem ser obrigatoriamente mensuráveis e quantitativos para que você possa medir o sucesso. Todo KR também têm que ter um “dono”, assim cada pessoa fica responsável pelo progresso e por identificar diferentes caminhos para atingir o resultado esperado.

Para cada objetivo, você deve ter um conjunto de 3 a 5 resultados-chaves. Mais do que isso, ficará difícil de administrar e ninguém se lembrará deles.

Dicas para desenvolver os Resultados Chaves:

• Determine cerca de três resultados principais por objetivo.
• Os principais resultados expressam marcos mensuráveis que, se alcançados, avançam diretamente o objetivo.
• Os resultados chaves devem descrever resultados, não atividades. Se os KRs incluem palavras como “consultar”, “ajudar”, “analisar”, “participar”, eles estão descrevendo atividades. Ao invés disso, descreva o impacto dessas atividades, por exemplo, “publique os níveis de satisfação do serviço ao cliente até 7 de março” ao invés de “avaliar a satisfação do serviço ao cliente”.
• Marcos mensuráveis devem incluir evidências de conclusão e essas evidências devem estar disponíveis, credíveis e facilmente detectáveis.

OKRs não são resolução de ano novo

É muito comum que equipes façam os OKRs, mas esquecem de checar o andamento do projeto e isso acaba se tornando como resoluções de ano novo. Por isso, é muito importante que a equipe faça algumas cerimônias para acompanhar os resultados.

A idéia não é aumentar o overhead gerencial ou adicionar mais reuniões, mas tornar as reuniões existentes mais produtivas e até mesmo fundir ou eliminar algumas delas. Manter a mentalidade certa é fundamental.

É importante se encontrarem uma vez por semana para um weekly check-in que não deve demorar mais do que 45 minutos. Nesta reunião os donos de OKRs se reúnem para trocar informações e arrumar a estratégia, se necessário.

Além dos weekly check-ins, outra cerimônia importante é o scoring ou, simplesmente, classificação dos seus OKRs. No final de cada trimestre é necessário classificar o seu OKR para que você consiga medir o progresso do seu time/projeto e entender quais foram as dificuldades e aprendizados. Os OKR são classificados em uma escala entre 0,0 a 1,0, onde o ponto ideal está em algum lugar entre 0,6 e 0,7. Se você está constantemente chegando a 1 significa que você não está se desafiando o suficiente.

Abaixo, vou deixar alguns exemplos de OKRs para você se inspirar e aplicar a metodologia na sua empresa e/ou em seu time. A CAVOK Consulting , especialista no tema, também pode te ajudar em todo o processo de transformação digital e facilitação de OKRs para o seu time ou empresa.

Exemplo #1

Objetivo: Contratar mais 10 funcionários para o próximo trimestre.

Resultados-Chave

• Selecionar 50 currículos em até quatro semanas;
• Entrevistar 30 candidatos durante duas semanas;
• Selecionar os 10 melhores para contratação.

Exemplo #2

Objetivo: Intensificar as ações de Inbound Marketing 

Resultados-chaves

• Aparecer entre os três primeiros links nas buscas no Google até março;
• Obter 10 mil inscritos na newsletter em quatro meses;
• Aumentar o tráfego no site em 30% até o final do ano;
• Converter 55% dos visitantes em leads no próximo semestre.