Em dois anos de consultoria, mais de 100 colaboradores participaram da implementação da metodologia OKR; clareza e propósito passaram a ser diferenciais na empresa
Multinacional agrícola com mais de 30 anos e que atua no mercado agrícola comprometida com o produtor rural e com a inovação do agronegócio. A multinacional fornece fertilizantes agrícolas que atendem as necessidades do homem do campo e contribuem para a melhoria e sustentabilidade da agricultura. Consolidada como uma empresa global, além do Brasil, opera em outros 7 países da America Latina, Europa e Oceania.
Em 2020, a liderança percebeu a necessidade de investir na agilidade e eficiência dos trabalhos desenvolvidos pelos times a fim de que os processos fossem mais eficazes e direcionados. No último trimestre do ano, portanto, a CAVOK iniciou a consultoria, inicialmente com os departamentos de Comunicação e Marketing.
O primeiro passo foi a implementação da metodologia OKR (Objectives and Key Results – em português, Objetivos e Resultados-Chave), que proporciona a otimização de desempenho. Os OKRs permitiram a avaliação constante de resultados e de objetivos em ciclos curtos, o que trouxe mais agilidade aos trabalhos. Definidas as prioridades, foram utilizadas métricas que indicaram se os resultados estavam sendo atingidos e, então, realizado um gerenciamento de metas, de time e de tempo para que a evolução acontecesse.
O estabelecimento das métricas (ponto de partida para a leitura do status dos times) foi o primeiro desafio da CAVOK. Por meio delas, foi possível metrificar a operação e identificar as melhorias necessárias para e atingir os resultados de cada equipe. Feito isso, com base na visão e missão da empresa, foram estruturados quatro grandes pilares para organizar os projetos.
“Pensando na melhoria contínua e no desempenho das equipes, passamos a utilizar a metodologia indicada pela CAVOK, inicialmente com duas equipes, e hoje ela é aplicada e se estende a outros setores”, comenta o Gerente Administrativo e Financeiro da multinacional.
Projetos e resultados
“Simples, sempre” foi o nome dado ao primeiro pilar, cujo projeto desenvolvido em conjunto entre os departamentos Financeiro e Contábil resultou na otimização do arquivo de controle de variação cambial mensal, reduzido em mais de 90% o número de planilhas de controles, o que promoveu a otimização do tempo de trabalho gasto de 16 horas para 40 minutos mensais.
O segundo grande objetivo, “Só é bom para mim se for bom para o meu cliente”, teve como prioridade a atenção ao cliente externo e interno (colaboradores) com o propósito de gerar resultados positivos em ações direcionadas dentro e fora da empresa. Por sua vez, o pilar “A Empresa não para nunca”, focou na continuidade do negócio. Por meio dele foram criados mais de 90 manuais em todos os departamentos, além da padronização dos processos, foi estruturado um banco de dados, batizado de “Portal do Conhecimento”, que unificou todos os arquivos gerados.
O quarto pilar, definido como “Trago soluções, e não problemas”, teve três importantes projetos que ganharam destaque. O primeiro, desenvolvido pelo RH, foi a transformação digital dos arquivos de registro dos colaboradores ativos. Com isso, foram digitalizadas mais de 11 mil folhas de documentos e eliminadas 50 caixas de arquivos físicos armazenados. O projeto proporcionou segurança e agilidade no acesso aos documentos.
Também houve a implantação da contratação digital, que gerou, até o momento, uma economia de mais de 1.600 folhas de papel no primeiro ciclo de implantação com redução de custos de impressão, de impactos ambientais e eliminação de arquivos mortos, além da agilidade nas consultas. A terceira proposta, desenvolvida pelo Departamento Financeiro, foi o envio digital das duplicatas. Houve aumento de 94% no controle desses documentos e isso trouxe segurança jurídica para empresa.
Somam-se a esses resultados a redução de custo em 30% com motoboy e Correios, consumo reduzido de papel-toalha e economia com produtos de limpeza.
O supervisor contábil e financeiro da empresa considerou que a nova metodologia tem sido muito positiva tanto para os colaboradores quanto para a empresa. “Os OKRs nos possibilitam medir os resultados de cada profissional, tornando a informação acessível a todos, independentemente do conhecimento prévio de cada um. Com isso, cada profissional se sente realizado com o seu desempenho e a companhia tem a clareza que as atividades estão sendo executadas”, afirma.
Decisões assertivas
A CAVOK iniciou a implementação da metodologia com os times de Comunicação e Marketing; no trimestre seguinte, os OKRs se estenderam para Pesquisa e Desenvolvimento e Comercial Interno. De 30 pessoas envolvidas, em um ano, a proposta passou a fazer parte do dia a dia de mais seis times (Recursos Humanos, Compras, Finanças, Zeladoria e Segurança, Contabilidade, T.I.), somando um total de 100 colaboradores utilizando OKRs. Durante um único ciclo, a empresa chegou a ter em média de 85 e 100 projetos acontecendo ao mesmo tempo.
Dentro do que cada departamento tinha à disposição, a CAVOK apresentou ferramentas para melhorar a performance por meio de decisões mais assertivas baseadas nos dados disponíveis. A metodologia funciona em todas as camadas de uma empresa e, com uma consultoria estratégica, organiza os times e gera excelentes resultados.
O coordenador de Recursos Humanos afirma que houve grandes avanços para a empresa a partir da consultoria da CAVOK: “Evoluímos na criação de políticas e processos para o setor, desenvolvemos manuais para garantir a qualidade nas entregas, no cumprimento de prazos, na otimização de tempo e recursos utilizados, fortalecendo as ações do RH para uma atuação mais estratégica e em linha com a missão e visão da empresa”.
O projeto conduzido pela CAVOK impactou positivamente o andamento dos setores da empresa e, sobretudo, estabeleceu o pensamento de melhoria contínua com eficiência, velocidade, inovação e efetividade. Clareza e propósito passaram a ser grandes diferenciais da multinacional.
